El valor diferencial de la tecnología en tiempos de COVID y distanciamiento social en los negocios
Apenas empezó el estado de emergencia, empezó a circular un meme que decía algo como esto:
¿Quién ha acelerado la transformación digital en tu empresa?
a) CEO
b) CTO
c) Recursos Humanos
d) Coronavirus
e) CFO
¿Pero qué decir al respecto? Finalmente se sabe que todas las bromas tienen algo de cierto en ellas.
Y sí, está claro que la transformación digital ha sido acelerada por el COVID. Este virus ha obligado a líderes alrededor de todo el mundo a hacer en semanas lo que antes pronosticaban tomaría meses. Y una de estas cosas ha sido implementar y adaptarse al trabajo remoto.
Solo hace unos meses, el trabajo remoto era un beneficio otorgado por pocos empleadores y hoy se ha convertido en parte de nuestra rutina diaria, además de constituirse también en una nueva forma de hacer negocios. El trabajo remoto solamente, no es transformación digital, pero sí uno de los primeros pasos a tomarse en esta travesía dado que conlleva también a la digitalización de procesos de trabajo.
El nuevo ambiente de trabajo
Herramientas de comunicación en tiempo real
Mantener la comunicación es fundamental para preservar el ritmo y flujo de negocios. Felizmente existe tecnología para soportar la comunicación en tiempo real (videoconferencia y mensajería instantánea) y permitir que varios negocios continúen trabajando.
La buena noticia es que la mayoría de ellas son gratuitas. Entre las más conocidas se encuentran: Google Meet, Slack, Zoom y Skype. Además, dado el contexto y la alta demanda de herramientas de teleconferencia, Microsoft y Cisco también están brindando sus servicios de manera gratuita.
Almacenamiento flexible y seguro
Una VPN es una tecnología que implementa un ambiente de red seguro para almacenar información y esta es accesible sólo para aquellos usuarios con un acceso aprobado, de manera que el acceso a estos recursos se dé de manera segura. La VPN también encripta estos recursos con el fin de evitar ciberataques o robo de información.
Es importante contar mínimamente con una VPN para el trabajo remoto, y ahora que su uso puede haber llegado a sus picos, quizás notaron crashes, por lo cual es un buen momento para pensar en potenciarlas o al menos ir incluyendo este costo en el plan.
Sin embargo, si esto representa un costo demasiado elevado para su compañía, siempre están disponibles los servicios de almacenamiento de archivos basados en nube ofrecidos por los gigantes tecnológicos como Google Drive, One Drive y Dropbox.
Buenas prácticas
Si su compañía es nueva en la utilización de estas herramientas o ya cuenta con experiencia en el uso de las mismas, cabe precisar la importancia de contar con guías claras de uso de las herramientas, así como un manual de “etiqueta digital” en las videoconferencias para no alterar la fluidez de las conversaciones. Hay que tener en cuenta que la atención puede verse afectada en caso hayan comunicaciones ruidosas o audios entrecortados.
Por ejemplo:
1. Ingresar con video cámara encendida. Depende de la organización y de si todos los miembros cuentan con una buena conexión a internet, de lo contrario se recomienda que todos ingresen con la cámara apagada.
2. Tomar las videoconferencias en un lugar silencioso. En caso hayan ruidos externos, estar al tanto del uso del botón silenciar.
3. Mantener el código de vestimenta aún estando en remoto.
4. Evitar las distracciones.
Un nuevo “normal”
El COVID ha cambiado y sigue cambiando nuestra sociedad y los negocios de forma que nadie imaginó, pero no cambia el valor de las personas y de lo que son capaces de hacer.
La forzosa adopción de tecnologías en un periodo muy corto de tiempo debería ser vista como un paso hacia la transformación digital pero especialmente como una mejor preparación para recibir a toda una nueva generación de trabajadores, socios y clientes que en adelante elegirán la comunicación remota.
Está claro que tener al personal equipado para correr esta nueva forma de trabajo no es solo beneficiosa, sino esencial.